A Prefeitura Municipal de Caroebe registrou atas de registro de preços que somam mais de R$ 5 milhões para serviços de gestão documental, um conjunto de ações que envolve desde a digitalização de documentos físicos até o armazenamento de arquivos em nuvem e custódia externa.
Embora a ata não represente contratação imediata, ela abre precedente legal para que a Prefeitura utilize, a qualquer momento, todo o valor registrado, de forma parcial ou integral, ao longo do período de vigência, que é de 12 meses. Na prática, isso significa que os R$ 5.003.501,00 já estão autorizados para uso, bastando apenas a formalização de contratos ou ordens de serviço.
A ata é resultado do Pregão Presencial SRP nº 036/2025, vinculado ao Processo nº 097/2025, e tem como empresa detentora a Novatec Soluções Ltda, inscrita no CNPJ nº 36.235.097/0001-69.
O que é gestão documental
Para que o leitor entenda o que está sendo contratado, a chamada gestão documental inclui serviços como:
• Digitalização de documentos, ou seja, transformar papéis físicos em arquivos digitais
• Organização e higienização de arquivos, com separação, classificação e limpeza de documentos antigos
• Migração, retirada e transporte de acervo físico das repartições públicas
• Custódia e armazenamento externo de documentos físicos
• Armazenamento de arquivos digitais em nuvem, incluindo backups
• Fornecimento e customização de sistema informatizado para controle e consulta dos documentos
Em resumo, trata-se da terceirização completa da guarda, organização e digitalização dos arquivos da administração municipal.
Valores elevados
Alguns valores registrados na ata chamam atenção. A organização de documentos pode chegar a R$ 708 mil, enquanto o armazenamento externo de documentos físicos está estimado em R$ 396 mil. Já a migração inicial, retirada e transporte do acervo pode custar até R$ 258 mil.
Outro ponto que se destaca é o fornecimento de apenas duas unidades de sistema de gestão documental, registradas pelo valor de R$ 320 mil, além de R$ 350 mil destinados ao armazenamento em nuvem e serviços de backup.
Ata não é contrato, mas autoriza o gasto
Apesar de tecnicamente não ser um contrato, a Ata de Registro de Preços autoriza a administração municipal a contratar os serviços a qualquer momento, dentro dos valores registrados. Isso significa que, sem nova licitação, a Prefeitura pode executar todo o montante de mais de R$ 5 milhões, conforme sua conveniência administrativa.
Esse modelo, embora legal, exige fiscalização rigorosa, já que os gastos podem ocorrer de forma gradual e sem ampla divulgação se não houver transparência ativa.
Falta de informações detalhadas
A síntese da ata publicada não deixa claro:
• Qual é o volume real de documentos existentes no município
• Quantos documentos serão efetivamente digitalizados
• Se há estudo técnico detalhado que justifique os quantitativos e os valores registrados
A ausência dessas informações levanta questionamentos sobre a proporcionalidade dos custos, especialmente considerando o porte do município de Caroebe.
Transparência sob observação
Diante do valor expressivo e da possibilidade de uso integral dos recursos, cresce a expectativa para que a Prefeitura de Caroebe dê total transparência às contratações que venham a ser feitas, informando quanto será gasto, em quais serviços e quais resultados serão entregues à população.
A sociedade e os órgãos de controle seguem atentos ao uso de mais de R$ 5 milhões em recursos públicos, que agora estão formalmente autorizados por meio das atas de registro de preços.
